CorporaciónHacia un Valle Solidario
Separador de expedientes
Periodo: 26 ago – 12 oct 2026
El área recibe los expedientes laborales escaneados en un solo PDF de cientos o miles de hojas. La aplicación los ordena sola: encuentra a cada persona, separa cada contratación y guarda cada documento en su carpeta. Gestión Humana solo revisa y confirma.
Volumen procesado en producción
Cifras acumuladas desde que la aplicación entró en uso, leídas directamente del almacenamiento del servidor.
Calidad medida, no estimada
Cada cifra sale de comparar lo que hizo la aplicación con lo que marcó una persona hoja por hoja.
Avances del periodo
241 mejoras publicadas desde que empezó el proyecto, el 26 de agosto. Se agrupan por etapas y por lo que cambian para el usuario.
Nace la aplicación: la cédula como separador inicio
Primera versión: corta el PDF cada vez que aparece una fotocopia de cédula. Se probó con cinco expedientes reales, sin datos personales en las pruebas. Se cerró a tiempo un fallo grave: dos trabajos a la vez podían mezclar documentos de personas distintas.
Cada contratación se parte en sus documentos calidad
Dentro de cada contratación separa el contrato, las afiliaciones, los exámenes y demás. El nombre de la carpeta sale de la base de personal y no del escaneo. Las hojas que entraron al revés en el escáner ya no se pierden.
Lectura en un servidor con tarjeta gráfica, bajo demanda velocidad
La lectura pesada se envía a un servidor con tarjeta gráfica que solo se cobra mientras trabaja. Si ese servidor falla, el trabajo sigue en el servidor principal. La inteligencia artificial revisa solo las hojas dudosas.
Ajuste fino con la revisión a mano del primer lote calidad
Se revisó un lote real hoja por hoja y se enseñaron los nombres de formularios que faltaban: EPS, ARL, RUAF, certificados de la alcaldía, hoja de vida. Se incorporaron reglas que definió Gestión Humana, por ejemplo qué circulares van juntas y cuántas páginas puede tener cada documento.
Reconoce la cédula aunque el texto no se lea calidad
Un modelo visual identifica la cédula por su forma, aunque el escaneo esté borroso. Las hojas en blanco salen del resultado. En una prueba completa el procesamiento pasó de 42,5 a 16 minutos.
Panel web con usuario y contraseña usabilidad
Gestión Humana sube, procesa, revisa y descarga sin usar comandos. Desde el panel se pueden dividir y unir documentos, corregir nombres, partir contrataciones y bajar el ZIP. Los archivos grandes se suben por partes para que no se corten. El primer lote en el servidor se procesó el 4 de septiembre.
Nombre del empleador y nuevos documentos calidad
Cada carpeta de contratación lleva el nombre del empleador leído del contrato (Yumbo, Cali, Buga). El sistema aprendió la hoja de vida, la política de acoso y la carta de suspensión. Las hojas que no se lograron asignar a nadie ahora se ven en el panel y se pueden rescatar a mano.
La aplicación aprendió los formatos de Buga y Cali calidad
Los expedientes de Buga traían certificados y exámenes médicos que el sistema no reconocía. Se le enseñaron con los lotes reales de esas ciudades. También se corrigió que algunas hojas en blanco se colaran dentro de los documentos.
Se probó un modelo 30 veces más grande y se descartó decisión
Daba el mismo acierto que el actual y costaba mucho más. Se mantuvo el modelo ligero.
Panel de revisión más ágil usabilidad
Buscar y ordenar trabajos, manejar hojas sueltas sin clasificar, y los lotes grandes que se parten en varias partes ya no aparecen como "procesando" para siempre.
Revisión nocturna, chat de ayuda y propuestas de corrección automatización
Cada noche el sistema revisa lo procesado y propone correcciones. La persona de Gestión Humana las acepta o las rechaza, y lo que rechaza no se vuelve a preguntar. El certificado electoral ya no se confunde con una cédula.
Acceso con usuario y contraseña obligatorio protección de datos
Ninguna descarga de expedientes funciona sin sesión iniciada.
Clasificador nuevo entrenado con lo que revisó el área en uso
Se entrenó con 12.327 hojas ya confirmadas por Gestión Humana. Subió el acierto de 89 % a 97 % en lotes que nunca había visto. Está en uso desde el 12 de octubre.
Herramientas de corrección a mano usabilidad
Subir varios PDF a la vez, ver todas las hojas de un documento y sacar varias de una vez, unir documentos que quedaron partidos, marcar cada contratación como "revisada por Gestión Humana" y ver la lista organizada por días. La hoja de firmas del contrato ya no se separa por error.